Présentation d’Evernote

Evernote est un logiciel particulièrement utile que nous a fait découvrir notre confrère Pierre Pilon lors d’une visite chez lui, à Québec en 2008. Pierre l’utilise à chaque fois qu’il souhaite capturer rapidement, conserver et retrouver facilement une information intéressante, sans pour autant devoir créer une carte heuristique.

 Brève présentation

Une façon simple, mais réductrice de décrire ce logiciel est de le comparer à une sorte de journal de bord similaire à un blog : il sait en effet gérer au fil de l’eau des notes auxquelles sont associés :

• un titre,
• du texte riche (gras, italique, liens hypertextes, etc.),
• des images,
• des commentaires audio,
• des pièces jointes, comme dans un courriel,
• des étiquettes pour catégoriser la note,
• des données de géolocalisation,
• des dates de création et de modification
• une fonction de rappel (avec éventuelle notification par courriel) qui ouvre ainsi la voie à des applications de gestion de tâches ou de projets.

C’est déjà pas mal, mais le meilleur reste à venir : ces notes peuvent être rangées dans différents « carnets de notes » synchronisables automatiquement entre pratiquement tous les ordinateurs, téléphones et appareils mobiles disponibles sur le marché. Vous pouvez ainsi capturer une idée sous forme de texte, note audio ou photo sur votre smartphone et la retrouver sur votre ordinateur de retour au bureau. Les carnets de notes peuvent être à leur tour regroupés en piles pour faciliter leur gestion.

Evernote n’impose aucune méthode d’organisation des notes : vous pouvez parfaitement regrouper l’ensemble de celles-ci dans un seul carnet (ce que nous avons fait au début) pour ensuite créer plusieurs carnets et y déplacer certaines notes, par exemple en vue de les partager.

En résumé, vous pouvez considérer Evernote comme un endroit à la fois centralisé et accessible partout, où vous pouvez ranger toutes sortes d’informations habituellement difficiles à gérer, qu’il s’agisse de bribes d’informations, d’idées, de photos, etc.

 Exemples d’informations gérées

Voici quelques exemples d’informations que nous collectons pour nos propres besoins :

• pour chaque livre lu, des extraits particulièrement intéressants, ou des descriptions du contenu avec le n° de page pour les retrouver rapidement
• des articles scientifiques au format PDF
• n’importe quelle idée qui nous passe par la tête, dans des lieux les plus incongrus
• des fragments de code (des snippets en jargon informatique), abandonnés mais réutilisables dans d’autres programmes, ou trouvés au hasard des recherches sur internet
• des scripts pour faciliter la gestion d’un serveur dédié : mise à jour des logiciels, des sites, etc.
• des citations d’auteurs
• toutes les informations relatives à un voyage touristique, rangées dans un carnet dédié : copies PDF des passeports et permis de conduire, todo list sous forme de cartes XMind, copie des pages Web des sites à visiter (ou visitées), notes saisies au fil de l’eau (journal de bord) qui seront ensuite remises en forme et développées au retour, transformant Evernote en véritable journal de bord
• des solutions trouvées pour résoudre des problèmes informatiques : comment réinstaller un système d’exploitation après avoir changé le disque dur de l’ordinateur, comment débloquer telle situation, etc.
• des procédures concernant des tâches que nous avons à mener plus ou moins régulièrement (maintenance d’un serveur dédié, mise à jour de logiciels, synchronisation de fichiers, etc.)
• pour chaque logiciel utilisé : trucs et astuces collectés sur l’internet, problèmes rencontrés et solutions mises en œuvre pour les résoudre, etc.
• des fiches inventaire de matériels : facture au format PDF, n° de série, constructeur, photos de plaques signalétiques, référence de consommable (par exemple des cartouches d’encre), suivi des actions (pannes et actions associées, astuces d’utilisation, etc.), liens vers le produit sur le site constructeur (logiciels, documentations, etc.)
• des liens vers des ressources en ligne, avec un bref descriptif (quand vous commencez à avoir un certain nombre de ressources similaires, voici de bons candidats pour faire une carte thématique)
• des trucs et astuces divers glanés ici et là
• des actions à faire à une date lointaine (par exemple renouveler un nom de domaine ou un abonnement à un service en ligne)

 Exemples de carnets gérés

• Pile « carnets professionnels » :
  • un carnet par activité ou partenaire : petillant.com, Myélina Conseils, etc. éventuellement partagé,
  • un carnet par centre d’intérêt : mieux apprendre, développement personnel, etc.,
  • Matériels professionnels : n° de série, date de fin de garantie, photo de la plaque signalétique, facture, notice d’utilisation, lien vers la page produit sur le site du constructeur, suivi de l’objet (incidents, réparations, fin de vie telle que don à Emmaüs, déchèterie, etc.),
  • Licences logicielles (copie des courriels avec les n° de licence et liens de téléchargement).
• Pile « Notes de lecture » :
  • Fiches de lecture de livre
  • Synthèses d’articles en ligne
  • Articles scientifiques (liens ou fichier PDF)
• Pile « carnets personnels » :
  • un carnet par activité de loisir (ex. photographie)
  • histoires drôles
  • santé : ordonnances, résultats d’analyse médicale, articles en lien avec la santé
• Pile « Famille » partagée :
  • un carnet par projet : voyages, travaux dans la maison, etc.
  • infos importantes à partager avec la famille : cachettes, emplacement des dossiers en cas de décès, infos sur comptes bancaires, etc.
  • matériels (cf. matériel professionnel ci-dessus)
  • recettes de cuisine
  • journal des petits-enfants (anecdotes, etc.)

 Disponibilité du logiciel

Evernote est disponible en deux versions :

• gratuite, dont la principale limitation est le volume de données mensuelles échangées lors des synchronisations. Il suffit de créer un compte gratuit et d’installer le logiciel sur les différents matériels que vous possédez ;
• payante, relève le plafond de cette limitation et ajoute des fonctions supplémentaires, comme :
  • l’accès aux carnets hors ligne (pratique si aucun accès internet n’est disponible),
  • l’affichage automatique de notes connexes qui favorisent le rapprochement d’idées similaires,
  • le partage de carnets avec d’autres personnes (même si elles n’utilisent que la version gratuite),
  • l’indexation des pièces jointes (PDF, etc.),
  • des notes de plus grandes tailles,
  • une recherche étendue au contenu des fichiers attachés.

Si vous ne traitez que du texte et quelques photos pour vos besoins personnels, la version gratuite suffit largement pour gérer tranquillement un millier de notes, voire plus. Mais une fois que vous aurez pris goût à Evernote, nous vous encourageons à passer rapidement à la version payante, dont le coût annuel raisonnable vaut largement les bénéfices constatés :

• le fait de disposer d’un quota de téléchargement plus élevé libère un frein psychologique que nous n’avions pas ressenti en utilisant la version gratuite pendant plusieurs années : l’envie de capturer plus d’informations, comme des pages internet, répartir plus volontiers les notes dans différents carnets, mais aussi ne pas hésiter à créer des cartes sous XMind ou MindManager qui sont ensuite rangées dans des notes ;
• le partage de carnets avec vos proches et votre réseau professionnel facilite le travail en équipe et favorise le partage de ressources ;
• l’affichage des notes connexes favorise le rapprochement des idées et donc, une meilleure exploitation et valorisation des informations gérées par Evernote.

 Applications tierces

Grâce à une interface de programmation mises à disposition des développeurs, de très nombreuses applications conçues par des sociétés tierces viennent alimenter Evernote :

• numérisation de documents, par exemple depuis un iPad ou un iPhone [1],
• prise de notes manuscrites (avec reconnaissance des caractères) et dessin, etc.
• rédaction de documents en utilisant la syntaxe Markdown, par exemple avec Alternote ou encore Marxico,
• gestion visuelle et spatiale des informations avec mural.co en appliquant les mêmes principes que les cartes heuristiques (regroupement par association d’idées, etc.) [2].

 Evernote pour quoi faire ?

Evernote est l’outil idéal pour conserver des informations éparses, pour lesquelles nous ne disposons pas encore de cartes thématiques susceptibles de les accueillir, d’autant que ce logiciel permet de capturer facilement des idées en tout temps et en tout lieu très rapidement.

En les stockant ainsi toutes dans un même logiciel à partir de différentes sources (smartphone, PC, etc.), il arrivera un moment où une partie de toute cette matière première accumulée servira à créer une carte heuristique sur un thème qui émergera naturellement de celle-ci. Cette carte pourra être à son tour sauvegardée dans Evernote avec la fonction Fichier > Sauvegarder dans Evernote disponible dans XMind et actualisée par la suite en double-cliquant sur l’icône correspondante dans la note Evernote ainsi créée.

Un exemple fréquent, d’après notre expérience, est la création de cartes rassemblant des ressources internet sur certains thèmes, principalement dans le domaine de la veille technologique, où les informations collectées sont par nature sporadiques et inattendues, et où il n’est possible de dégager une tendance ou un mouvement qu’après avoir collecté un certain nombre d’informations au fil de l’eau et perçu un lien entre elles.

 Utilisation conjointe avec un logiciel de cartographie heuristique

Pour l’instant, nous avons décrit Evernote comme un outil indépendant pour collecter et organiser des informations éparses, mais il est également possible de le combiner avec un logiciel de cartographie heuristique comme MindManager, XMind [3], iMindMap [4] ou encore Freeplan.

Via des liens hypertextes, il est en effet possible d’associer une note Evernote à un sujet dans une map. La mise en œuvre diffère simplement selon l’accessibilité des notes :

• note non partagée, pour un usage strictement personnel,
• note partagée pour un usage collaboratif.

Dans une map à usage strictement personnel :

1. dans Evernote, afficher la note désirée, puis sélectionner dans le menu principal l’option « Note > Copier le lien de la note »,
2. toujours dans Evernote, créer une note et coller le contenu du presse-papier (menu Édition > Coller ou raccourci-clavier [ctrl][v] ou [cmd][v] sur MacOS),
3. dans le menu contextuel du lien (clic droit sur celui-ci), sélectionner l’option copier le lien, ce qui a pour effet de transformer le précédent lien vers la note en ligne (https://www.evernote.com/shard) en lien spécifique direct (evernote :///view),
4. dans votre logiciel de cartographie heuristique, sélectionner le sujet désiré et insérer un lien hypertexte, par exemple avec le raccourci-clavier [ctrl][k] pour MindManager sous Windows. Coller ensuite le contenu du presse-papier dans le champ correspondant au lien hypertexte ([ctrl][v] ou [cmd][v] sur MacOS).

N.B. Pour ouvrir la note directement dans Evernote, il convient de désactiver l’éventuel navigateur web intégré dans les préférences/options du logiciel de cartographie heuristique.

Dans une map partagée avec d’autres personnes :

1. dans Evernote, ranger les notes dans un carnet rendu accessible via une adresse publique (Fonction « Partage ce carnet... »)
2. afficher ensuite la note désirée, puis sélectionner dans le menu principal l’option « Note > Partager > Copier l’URL partagée dans le presse-papier »,
3. dans votre logiciel de cartographie heuristique, sélectionner le sujet désiré et créer le lien hypertexte comme précédemment par collage.

Comme exemple d’utilisation conjointe d’Evernote et d’un logiciel de cartographie heuristique, citons la rédaction d’un document conséquent (thèse, livre ou autre) : Evernote sert à collecter la matière première (idée, fragment de texte rédigé, etc.) tandis que Xmind ou un logiciel équivalent servira à structurer le document (branches proches du cœur) et recenser les idées à développer (liens vers Evernote dans les branches éloignées).

 Solutions alternatives

Depuis la première rédaction de cet article (2013), de nouvelles solutions similaires sont apparues, qui raviront plus particulièrement les développeurs, même si ce n’est pas leur seule cible.

Les applications suivantes supportent les langages Markdown et MathJax, ce qui facilite la structuration des notes et autorisent la saisie de formules mathématiques ou la création de diagrammes. En revanche, elles peuvent ne pas supporter certains fonctions d’Evernote, comme la géolocalisation, la capture de pages Web ou la recherche plein texte dans les fichiers attachés.

• Obsidian, mon logiciel préféré parmi tous ceux expérimentés (Joplin, Zettlr, etc.), car il dispose une bibliothèque d’extensions particulièrement riche. De plus, il dispose de fonctions de visualisation des liens entre notes très puissant,
• Boostnote, un excellent logiciel libre multiplateformes, avec aperçu du résultat en temps réel et recherche en texte intégral. Boostnote, comme les autres logiciels cités, permet de mélanger facilement dans une même note :
  • du texte au format Markdown,
  • du code (avec coloration syntaxique de pratiquement tous les langages actuels) [5],
  • des équations mathématiques au format LaTeX,
  • des diagrammes UML,
  • des organigrammes.
• Quiver, un éditeur payant, similaire à Boostnote, pour MacOs uniquement.
• InkDrop, une application qui semble très inspirée de Boostnote (à moins que ce ne soit l’inverse), mais qui est disponible uniquement sur abonnement. Ceci permet d’offrir plus de fonctions, comme la synchronisation des notes sur divers appareils. Un système d’extensions inspiré du défunt éditeur Atom autorise l’ajout de fonctionnalités supplémentaires.
• NoteLedge.
• Notion mélange les genres : outre la gestion de notes, cette application gère également des fiches Kanban [6]

Trilium diffère légèrement des solutions ci-dessus, car cet ingénieux logiciel libre organise les notes sous forme hiérarchique, et non simplement chronologique. De plus, il permet de créer des cartes conceptuelles dont chaque concept est automatiquement lié à une note, ce qui autorise une navigation très intuitive dans les projets informatique, par exemple. Si seulement il existait la même chose avec des cartes heuristiques…

Cette liste est loin d’être complète, puisque nous pourrions citer également Elephant, Leanote ou encore Laverna, Agenda, etc.

 Pour aller plus loin

Créer un compte gratuit sur le site de l’éditeur (evernote.com). [7]