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Gérer des Post-it® virtuels

jeudi 19 janvier 2017, par Denis Rebaud

Les Post-it® qui fleurissent depuis quelques années sur nos bureaux sont devenus irremplaçables pour noter vite fait une idée, une information...

Peut-être avez-vous déjà ressenti le besoin de mettre un peu d’ordre dans tous ces petits bouts de papier jaune autocollants. Voici donc quelques pistes de solutions.

 Logiciels spécialisés

Il existe une pléthore de petits logiciels spécialisés qui reproduisent à l’écran des Post-it® virtuels. Pour les trouver, il suffit d’utiliser l’expression « sticky notes software » dans les moteurs de recherche.

Simples d’utilisation, même si la quasi totalité sont en anglais, ils permettent de positionner vos notes n’importe où sur l’écran, ce qui aide à les retrouver plus rapidement quand il sont classés par thème. L’inconvénient, c’est qu’on se perd vite s’il y en a beaucoup. Heureusement, des fonctions incluses dans ces logiciels facilitent la recherche de notes.

Voici quelques exemples de logiciels, dont certains datent un peu, même s’ils sont toujours disponibles :

  • TK8 EasyNote ;
  • Desktop 3D Notes, avec ses Post-it® réalistes ;
  • ATnotes, un logiciel gratuit multilingue pour gérer des Post-it® sur son bureau Windows. Malheureusement, son développement est arrêté, même s’il demeure encore disponible ;
  • etc.

 Solutions similaires

Une autre famille de logiciels peut gérer vos idées, sous une forme légèrement différente d’un Post-it®. Il s’agit des Personal Information Manager (PIM), c’est-à-dire des gestionnaires d’informations personnelles. Ils deviennent intéressants si le nombre d’idées à gérer devient conséquent (trop de fenêtres à l’écran).

  • Microsoft Office OneNote 2003 ;
  • AnyNotes, etc. ;
  • EverNote, un logiciel pour noter n’importe quoi ou copier d’un simple clic de souris des informations provenant d’autres applications. Existe en version gratuite (idéal pour PC classique, Windows ou MacOS) ou payante (recommandée pour les possesseurs de Tablet PC, notamment en raison de la reconnaissance automatique des caractères). C’est mon outil préféré depuis 2008, car il permet de synchroniser automatiquement les informations entre plusieurs machines ayant chacune un système d’exploitation différent, par exemple un SmartPhone sous iOS utilisé comme outil de capture d’idées ou de photos, un PC portable sous Windows et un iMac au bureau. Il permet également de stocker des informations au fil de l’eau sans avoir à les structurer.

Proches du concept de PIM, citons encore les logiciels spécialisés dans la collecte d’infos, comme Onfolio mais on s’éloigne trop du sujet pour les aborder ici.

 Solutions basées sur Kanban

Ces solutions, qui ont vu le jour après la mise en ligne initiale de cet article, reposent sur la technique du Kanban, un système de fiches en carton développé initialement par le constructeur automobile Toyota pour suivre les bacs de pièces dans ses usines.

Certains éditeurs de logiciels ont transposé ce système dans des applications dédiées à la gestion de projet, où chaque Post-it® devient une tâche « punaisée » sur un tableau contenant plusieurs colonnes paramétrables (par exemple « En attente », « En cours », « Terminée »).

Chaque tâche contient notamment :

  • un titre
  • du texte libre pour détailler la tâche
  • des sous-tâches (ou liste de contrôle)
  • des pièces jointes (comme dans un courriel)
  • des informations de tâche : date, durée, personne assignée, etc.
  • des commentaires.

Parmi les nombreuses applications disponibles, citons :

  • Trello
  • MeisterTask, très agréable d’utilisation, qui offre l’avantage d’être connecté aux cartes MindMeister et disponible sur différentes plate-formes (Windows, Mac OS, iOS, Android). Je l’utilise personnellement comme gestionnaire de tâches pour mon activité professionnelle
  • redbooth qui gère des espaces de travail ouverts ou sur invitation. Dans chacun de ceux-ci, possibilité d’ajouter des listes de tâches (équivalent à une colonne dans Trello ou MeisterTask) contenant des tâches et des sous-tâches (l’équivalent de points de contrôle dans MeisterTask). Par rapport aux autres applications, il autorise la saisie du temps passé au format HH:MM.
  • ZenKit qui regroupe plusieurs outils en plus de Kanban : cartes heuristiques, tableaux de données, etc.

Toutes ces solutions peuvent être utilisées gratuitement, moyennant quelques limitations (taille des pièces jointes, travail en équipe, etc.) qu’un abonnement payant permet de lever.

 L’approche heuristique

La dernière approche consiste à garder ouverte en permanence une carte heuristique spécialement dédiée aux notes, que vous pourrez ainsi organiser au fur et à mesure. C’est peut-être un peu moins rapide pour saisir les idées, mais le gros avantage, c’est qu’il est très facile de les structurer. Et cela vous évite un outil supplémentaire si vous disposez déjà d’un logiciel de cartographie heuristique comme XMind.

 Ma méthode de travail

Lorsque je souhaite mettre de côté une information intéressante, plusieurs cas se présentent :

  • je crée une nouvelle note dans Evernote, par exemple le lien vers un site, un article, etc. [1],
  • j’ajoute l’information à une note Evernote lorsqu’elle complète cette dernier. Si la note commence elle-même à contenir un certain nombre d’informations sous forme de listes à puces, je remplace le tout par une carte XMind construite à partir de ces informations, stockée sous forme de fichier attaché qu’il sera aisé de modifier d’un double clic par la suite.
  • je crée tout de suite une carte heuristique dans XMind, que je sauvegarde ensuite dans Evernote, lorsque je sais que d’autres informations similaires vont rapidement suivre, par exemple lors d’une veille sur un thème donné.

Du coup, l’application XMind reste constamment ouverte sur mon ordinateur, avec Evernote et accessoirement mon logiciel de messagerie électronique. Ce qui m’a donné l’idée de gérer également sous forme de carte heuristique toutes les ressources stockées sur mon ordinateur auxquelles j’accès souvent :

  • mes tableaux Excel de gestion, ma compta,
  • divers documents, comme les supports de cours que j’actualise avant chaque formation,
  • mes projets en cours, etc.

Lors de sa première parution en 2006, cet article couvrait essentiellement la gestion des Post-it® virtuels d’un individu. Cette approche est désormais dépassée, car d’autres concepts ont émergé depuis lors, notamment les applications basées sur la technique du Kanban, plus riches fonctionnellement, qui autorisent désormais la gestion de projets en équipe.


[1Lorsque la ressource est un bout de code (snippet) ou une astuce impliquant une interaction avec l’ordinateur en mode Terminal, je délaisse Evernote au profit de Boostnote qui fournit une coloration syntaxique bien pratique pour un développeur, en suivant la même procédure (créer une nouvelle note ou compléter une note existante).